Konferenčne sobe kot osrednja komunikacijska in{0}}prizorišča odločanja v podjetjih in ustanovah opravljajo dve ključni funkciji: navzven služijo kot pomembno okno za predstavitev podobe podjetja, vodenje poslovnih pogajanj in sprejemanje obiskovalcev, kar neposredno vpliva na vzpostavitev zaupanja in sodelovanja; interno so osrednja lokacija za doseganje timskega konsenza, razpravo o glavnih vprašanjih in razporeditev delovnih nalog, kar vpliva na učinkovitost organizacijskega sodelovanja in-učinkovitost odločanja. Med temi je konferenčna prikazovalna oprema kot glavni nosilec prenosa informacij odgovorna za predstavitev več kot 60 % zaznanih informacij. Njegova uspešnost neposredno določa učinkovitost in vrednost srečanj, zaradi česar je potrebna infrastruktura za izboljšanje organizacijske operativne učinkovitosti.
Trenutno večina poslovnih in institucionalnih konferenčnih sob še vedno uporablja tradicionalno projekcijsko opremo, ki ne zadostuje več za izpolnjevanje raznolikih potreb sodobnih sestankov, predvsem pa ima štiri glavne pomanjkljivosti:
Prvič, nezadostna svetlost, na katero zlahka vpliva ambientalna svetloba, kar povzroči zamegljene slike v močni naravni svetlobi ali dobro-osvetljenem notranjem okolju, kar vodi do nepopolnega prenosa informacij;
Drugič, omejen vidni kot, pri čemer je jasen pogled mogoč le na majhnem območju neposredno spredaj, kar ima za posledico slabo izkušnjo gledanja za ljudi ob straneh in zadaj, zaradi česar ne izpolnjuje potrebe po hkratni izmenjavi informacij med vsemi udeleženci sestankov z več{0}}osebami;
Tretjič, slaba kakovost slike z nizko ločljivostjo in zamegljenimi podrobnostmi, kar povzroča slab prikaz podrobne vsebine, kot so grafikoni, podatki in dokumenti, kar vpliva-na sprejemanje odločitev;
Četrtič, stroge okoljske zahteve s strogimi omejitvami glede notranje razsvetljave in prostorske postavitve, kar povzroča slabo prilagodljivost in težave pri prilagajanju različnim velikostim in vrstam scenarijev srečanj.
Te pomanjkljivosti neposredno vodijo do nizke učinkovitosti sestankov in napak pri prenosu informacij, nezmožnosti v celoti izkoristiti temeljne vrednosti konferenčnih sob in nujno zahtevajo-kakovostnejšo zaslonsko rešitev za nadgradnjo in zamenjavo.
